[ETC] 비즈니스 메일(Business mail) 작성 Tip (2) - 수신자 및 참조자

일 잘하는 사람은 단순하게 합니다.

 

안녕하세요.🐱‍🐉 이번 글은 비즈니스 메일(Business mail) 작성 Tip 두 번째, 수신자 및 참조자에 관한 글입니다.

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Tip 1. 메일 제목 잘 쓰는 법

Tip 2. 수신자 및 참조자 잘 넣는 법

 

1. 수신자, 참조자의 의미와 순서.

수신자는 받은 내용의 회신 또는 미회신에 대한 책임을 져야 하는 사람이며, 참조(cc)에 넣는 사람은 이 내용을 알아야 할 의무가 있는 사람을 말한다.

 

그렇다면 참조자를 지정할 때 직급 등 참조해야 하는 순서가 있을까?

 

일반적으로는 직급 순으로, 직급이 같다면 업무 연관성 순으로, 두 개 모두 같다면 연차 순으로 하는 것을 권장한다. 사실 규칙은 없다. 하지만 회사의 분위기나 상황에 따라 다르고, 예민한 사람이 있다면 신경 쓰는 것이 좋을 것 같다.

 

2. 수신자, 참조자는 3명 이상으로 하자.

꼭 3명이 아니라, 1:1을 지양하자. 회사의 이메일은 법적 효력이 있고 1:1로 메일을 주고받게 되면 진행 상황을 둘 외에는 알 수가 없다. 그러므로 단순 확인, 전달 등이 아닌 경우를 제외하고는 1:1 메일은 지양하자.

회사에서 2명끼리 일하는 경우도 드물고, 수신자가 최종 결정자가 아닌 이상 결정사항을 2명만 공유하면 되는 경우도 드물다.

또 다른 이유는 감정싸움을 막기 위해서다. 메일은 대면하지 않기 때문에 자칫하면 오해가 생길 수 있다. 수신자 외에 다른 사람이 참조되면 표현에 조금 더 신중하게 된다.

 

3. 하나의 안건에 대한 수신자는 1명으로 지정하자.

여러 명을 수신자로 하면 메일에 대한 회신의 책임도 나누게 된다. 특히 무언가를 묻거나 자료를 요청하는 경우, 모두가 '나 말고 누가 회신하겠지. 회신하면 이거 내 일 되는 거 아니야? 혹은 귀찮아지는 거 아니야?’라고 생각한다.

 

상황에 따라 회신 의무가 있는 사람(수신자)이 여럿인 경우는 '~님 의견 부탁드립니다.'등의 형식으로 메일에 구체적으로 명시한다. 회의록이나 특정 안건에 대해서 답해야 하는 경우 어떤 부분에 해당 인원들이 답변하면 되는지 하이라이트, 태그 등으로 표시한다.

 

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잘못된 수신자, 참조자 지정

1. 같은 안건에 직급이 다른 사람을 동시 수신자로 지정하고 의견을 요청하지 말자.

두 사람의 의견이 다른 경우 곤란한 일이 발생한다. 두 사람의 분야가 다르면 상관없다.

부장과 차장을 수신자로 넣고 의견 요청했는데, 거의 동시에 부장은 A, 차장은 B라고 한다. 일반적으로 부장의 의견을 따르면 되지만, 내 위의 상사인 차장이 바보가 된다. 한편 실무를 잘 모르는 부장이 A라고 했는데 차장이 조목조목 A가 아닌 이유를 적은 메일을 보내면서 B를 하자고 했을 때, 불편함은 당신의 몫이다.

2. 숨은 참조(Bcc)는 지양하자.

숨은 참조(Bcc, Blind Carbon Copy)는 뉴스레터나 자료 공유 등을 할 때 많이 사용한다. 보내는 대상이 누구인지 밝히지 않고 여러 명에게 메일을 보낼 수 있으니 뉴스레터나 자료 공유 등을 할 때 많이 사용한다.

 

민감한 내용이라면 Bcc는 반드시 피하자. 메일의 내용 공유가 필요하다면 발송한 메일을 다시 전달(FW)하는 방식으로 공유하는 것이 좋다.

그런데 숨은 참조한 걸 수신자가 알 수 없으니까 괜찮지 않을까? 아니다. 숨은 참조한 사람이 메일을 보고 전체 회신하는 경우도 있다. 어떤 경우건 숨은 참조는 자유지만, 숨은 참조를 한 경우 곤란해지는 건 당신임을 기억하자.

 

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개별/전체 회신, 전달의 차이점

 

전체 회신은 이메일 수신/참조에 들어있는 모든 사람들에게 회신하고 개별 회신은 보낸 사람에게만 회신하고, 

 

1. 회신 (RE) : 전체 회신, 개별 회신

전체 회신(reply all)

회사에서는 전체 회신이 기본이라고 생각하면 된다. 한 메일에 이해관계자가 모두 참조된 상태에서 스레드가 유지되어야 이슈관리 및 메일 스레드를 읽는 것만으로도 업무 현황 파악이 가능해지기 때문이다. 전체 회신을 아예 회신 기본으로 설정하자.

 

개별 회신(reply)

특정인에게만 메일을 보내거나 전체 메일을 주고받다가 특정 사람/부문과 관계된 내용이나 질문만 이어지거나, 중간에 논의에서 벗어난 사항의 확인이 필요한 상황일 때 사용한다. (이후 필요하다면 개별 논의한 내용 정리를 포함해 전체 회신으로 논의를 이어가면 된다.)

 

2. 전달 (FW)

전달(forward) - 받은 메일을 그대로 다른 사람에게 전달한다. 회신과 다르게 전달은 받은 메일의 내용뿐 아니라 첨부파일까지 전달할 수 있다. 통상은 타 조직/부서와 논의한 내용에 이어 내부 논의가 필요하거나 받은 자료를 단순 공유할 때 사용한다.

 

 

 

 

 

 

 

ref. https://yourbuoy.kr/how-to-improve-emali-writing-skill-title_recipient/ | 작성자: 직장생활표류기