[ETC] 비즈니스 메일(Business mail) 작성 Tip (1) - 메일 제목

일 잘하는 사람은 단순하게 합니다.

안녕하세요.🐱‍🐉 얼마 전 지나다 보게 된 책의 제목인데요. 일 잘하는 사람은 왜 단순할까. 이 의미는 마치 3~400 페이지의 긴 책을 한 장으로 요약하듯 업무의 핵심을 짚어 처리하는 것이 중요하다는 뜻 아닐까요?
어떻게 일을 잘할까. 이런저런 생각을 하다 가장 먼저 업무와 관련한 메일을 쓰는 법을 떠올렸어요.

어떤 사람의 메일은 주저리주저리 장황하게 써도 하고 싶은말이 뭔지 모르는 반면 어떤 사람의 메일은 단순하지만 업무가 쉽게 파악돼 빠른 처리가 가능하거든요. simple

그래서!
이번 글은 회사에서 업무적으로 작성하는 비즈니스 메일 작성을 위한 방법을 찾아보다 좋은 글이 있어서 정리해봤습니다.

메일 제목 또는 내용을 무심히 작성하는 사람도 있지만 명확한 의사소통과 업무를 위해서라면 조금 더 노력이 필요하겠죠? 제목과 수신자 설정을 잘하는 것만으로도 문제 해결이나 회신율이 달라지기도 한다는 점!

 

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Tip 1. 메일 제목 잘 쓰는 법

Tip 2. 수신자 및 참조자 넣는 법

 

우리의 상사는 절대 메일이 들어오는 순서대로 확인하지 않는다. 우리도 개인 메일을 확인할 때, 시간순이 아니라 제목을 보고 광로를 골라서 읽는 것처럼. 나의 메일을 읽게 하려면? 제목을 잘 쓰면 된다. 명확하게 작성하자.

좋은 메일 제목은 메일의 내용과 속성을 직관적으로 파악하고 나중에 찾기 좋게 하는 것이다.

 

1. 서술형이 아니라 단문으로 작성하자.

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2. 대괄호로 메일 카테고리를 구분해 주자.

수신자가 내 메일을 한눈에 분류할 수 있도록 메일의 기입한다. [용건/기대 행동], [중요도], [발신 조직] 등 구분에 따라 선택하자.

[용건/기대 행동] : 수신자에게 기대하는 행동을 명시한다.
[확인요청], [의견 요청], [협조 요청], [공유], [착수보고] 등이 있다. (영문 메일도 Help needed, Sharing, Request, Announcement, Headup 등으로 동일하게 쓴다.)
메일 제목에 기대하는 내용이 분명할 경우, 공유, 공지 등의 회신 부담이 적은 메일 확인이 쉬워진다. 반면 의견이나 피드백을 요청하는 메일은 효과적으로 검토를 압박할 수 있다. 그 누구도 본인에서 병목(bottle neck)이 되어 업무를 지연시키는 사람이 되는 것을 원하지 않기 때문에.

[카테고리/중요도] : 메일의 중요도와 카테고리를 알려준다.

[회의록], [공유], [실적보고], [모니터링], [공지], [필독], [긴급] 등이 있다.
당장 확인할 메일과 아닌 메일을 알려주는 것만으로도 당신의 메일을 받는 사람의 업무 효율을 높일 수 있다.

[발신 조직] : 특정 부서, 부문의 업무로 메일을 반복해서 보내게 되는 경우에 유용하다.
[재무팀], [~대행사], [~회사]와 같은 형태로 팀 이름, 회사명을 말머리로 쓴다.
회사의 특정 팀, 대행사와 일하는 경우, 여러 실무자와 메일을 주고받게 되는데 이는 받는 사람의 메일 분류, 내용 예측을 도와준다.

 

3. 메일 제목은 30자 이내로

메일 제목의 길이는 그다지 상관이 없지만, 제목을 보는 공간의 길이는 제한이 있기 때문에 중요한 내용이 잘리지 않도록 하려면 제목의 길이를 조절할 필요가 있다.

 

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피해야 할 메일 제목

왜? 내용 예측이 힘들고 애매하다.

 

1. 인사말로 시작하는 제목

가장 나쁜 형태의 제목은 '안녕하세요. ~부서의 ~입니다' 같은 형태이다. 어떤 내용이 메일에 나올지 전혀 예측할 수 없다.

2. '~관련'으로 끝나는 제목

'~관련' 일이 많으면 많을수록 내용을 유추하기 애매하다. 관련이라는 말을 빼기 어렵다면 최소한 '~관련'으로 끝나게 쓰지 말고 그 관련된 내용에 대한 행동을 넣어주자. (예시: XX사업 비용 결산 누락 관련 → XX사업 비용 결산 누락 관련 대응 계획 보고)

 

3. 분류 값만 있는 제목

'12.15 회의록 공유'와 같은 제목에서는 회의의 주제가 아니라 회의를 했음 밖에 알 수 없다. 특히 회의록은 협의 사항 등을 확인하려 다시 찾아보게 되는데 이런 제목은 나중에 검색이 힘들다.







아래 블로그 글을 참조하여 작성하였습니다.
ref. https://yourbuoy.kr/how-to-improve-emali-writing-skill-title_recipient/ | 작성자: 직장생활표류기

비즈니스 이메일 작성 101(1) - 제목/수신자 설정법